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ISDL-Sem-B: "Enterprise Content Management"- Dozent/in
- Priv.-Doz. Dr. Daniel Beimborn, Akad. Rat a.Z.
- Angaben
- Seminar
2 SWS
Zeit und Ort: Einzeltermin am 15.4.2013 18:00 - 20:00, WE5/04.132; Einzeltermin am 23.4.2013 16:00 - 18:00, WE5/04.132; Einzeltermin am 10.6.2013 18:00 - 20:00, WE5/04.132; Bemerkung zu Zeit und Ort: Blockseminar
- Voraussetzungen / Organisatorisches
- Eine Bewerbung um einen Seminarplatz mit Angabe der bisher belegten ISDL-Module inkl. Note und von drei Themenpräferenzen (A, B, C) können Sie bis zum 08.04.2013 per E-Mail an Dr. Sven Laumer richten. Bis zu drei Viertel der Seminarplätze werden bevorzugt an Studierende vergeben, die bereits erfolgreich mindestens ein ISDL-Modul absolviert haben. Master-Studierende geben bitte im Rahmen der Bewerbung zusätzlich ihre Bachelorabschlussnote an, die in dieser Gruppe (Master) zusätzlich zur Vergabe der Seminarplätze herangezogen wird. Mindestens ein Viertel der Plätze wird durch Los vergeben.
Die Bewertung der Modulleistung setzt sich wie folgt zusammen:
67 % auf die schriftliche Leistung (Hausarbeit)
33 % auf die mündliche Leistung (eigener Vortrag, Moderation, mündliche Beteiligung in den Diskussionen)
Das Seminar wird als Blockseminar in Riezlern, Kleinwalsertal (Österreich) veranstaltet. Die zu erwartenden Kosten für Unterkunft und Verpflegung belaufen sich auf maximal 100 EUR/Person. Hinzu kommt die in Eigeninitiative zu organisierende An- und Abreise, die im Rahmen der vergangenen Seminare stets problemlos in Form von Fahrgemeinschaften realisiert wurde.
Der zeitliche Ablauf des Seminars gestaltet sich wie folgt:
Anmeldung möglich bis Montag, 08.04.2013
Benachrichtigung über Zuteilung eines Seminarplatzes bis Mittwoch, 10.04.2013
Themenvergabe & Einführung in Enterprise Content Management und in die Grundlagen wissenschaftlichen Arbeitens ("How to write"): Montag, 15.04.2013, 16 Uhr (c.t.)
Einführung in Microsoft SharePoint: Dienstag, 23.04 und Mittwoch 24.04., jeweils 18-20 Uhr (s.t.)
Letztmöglicher Rücktrittszeitpunkt vom Seminar und spätmöglichster Zeitpunkt der Bezahlung des von den Seminarteilnehmern zu leistenden finanziellen Anteils: Mittwoch, 29.04.2013, 12:00 Uhr
(Optionales) Präsentationstraining ("How to present"): KW 20, tba.
Abgabe der schriftlichen Arbeit: bis Freitag, 31.05.2012, 23:55 Uhr (ein Exemplar gedruckt am Lehrstuhl und eine digitale Version per Upload im Virtuellen Campus (VC))
Feedback zur schriftlichen Arbeit durch den jeweiligen Betreuer als Vorbereitung auf den Vortrag bis spätestens Montag, 10.06.2013
Blockseminar in Riezlern, Kleinwalsertal, Österreich (Vorträge): Samstag, 15.06.2013 bis Mittwoch, 19.06.2013
- Inhalt
- Hintergrund
IT verliert Kontrolle über Geschäftsprozesse schlussfolgerte der BPM-Report 2012 der Software Initiative Deutschland e.V. (vgl. http://www.heise.de/ix/meldung/IT-verliert-Kontrolle-ueber-Geschaeftsprozesse-1244454.html). Zwei Drittel aller Geschäftsprozesse in Unternehmen entziehen sich der Kontrolle der IT-Abteilung, denn sie resultieren aus IT-Wildwuchs in den Fachabteilungen. Statt entsprechende Standardsoftware wie SAP oder Oracle einzusetzen, greifen Fachanwender vor allem auf Microsofts Büroprogramme zurück, um betriebliche Abläufe abzubilden und zu organisieren. Laut BPM-Report wird ein Drittel aller Geschäftsprozesse durch Excel-Tabellen abgebildet, die per E-Mail zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden. Unternehmen stehen somit vor der Herausforderung, Informationen, die zum größten Teil in Dokumenten unterschiedlichen Typs (z. B. Microsoft Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.) und unstrukturiert abgelegt sind, klassifizieren, ordnen und bewerten zu müssen. Zudem ist durch die dezentrale und unstrukturierte Ablage von Content oft nicht klar geregelt, wer Zugang zu Informationen hat bzw. wer Informationen erstellen und ändern kann. In diesem Zusammenhang geht die Software Initiative Deutschland e.V. von einem Datenchaos in deutschen Unternehmen aus (vgl. http://www.softwareinitiative.de/downloads/studien/SID-Studie-DatenchaosindeutschenUnternehmen.pdf).
In diesem Kontext ist Enterprise Content Management (ECM) eine relative neue Wortschöpfung, um eine Anwendungssystemgattung zu beschreiben, die strukturierte und unstrukturierte Informationen in Unternehmen ordnen soll, um das beschriebene Datenchaos zu reduzieren. ECM dient dabei als Sammelbegriff für sämtliche Produkte, Techniken und Prozesse, mit denen strukturierte und unstrukturierte Informationen erfasst, bearbeitet, verwaltet, publiziert und archiviert werden. Das Ziel von ECM ist es somit, unternehmensrelevante Daten (z. B. strukturierte und unstrukturierte Dokumente) aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und den verantwortlichen Mitarbeitern anhand von Aufgaben und Rollen zuzuordnen. Mit ECM soll Daten- und Dokumentenredundanz vermieden, der Zugriff einheitlich geregelt, unabhängig von der Quelle Informationen angeboten und die entsprechenden Prozesse für diese Aufgabe gesteuert werden. ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein.
Lernziel
Ziel des Seminars ist es, ein grundlegendes Verständnis für ECM aufzubauen, die unterschiedlichen Einsatzbereiche kennenzulernen, mögliche Gestaltungsoptionen von ECM in Unternehmen zu analysieren und auf Basis von Microsoft SharePoint ein ECM-Anwendungssystem in seiner Grundfunktionalität zu konzipieren.
Themenüberblick
Thema 1: ECM-Strategie und ECM-Systeme (Bachelor)
Thema 1 beschäftigt sich mit der Entwicklung einer grundlegenden ECM-Strategie eines Unternehmens sowie den Funktionalitäten von ECM-Systemen. Ein wesentlicher Aspekt in diesem Kontext ist der Lebenszyklus der Informationswirtschaft und wie dieser durch ECM-Systeme unterstützt wird. Zudem können Nutzenpotenziale von ECM aufgezeigt und Verfahren zur Performancemessung von ECM-Systemen analysiert werden oder ein Marktüberblick über aktuelle ECM-Systeme geboten werden.
Thema 2: ECM-Systeme und Enterprise Architecture (Master)
ECM-Systeme sind in der Regel keine Insellösungen und entfalten ihren vollen Nutzen erst in der Integration mit anderen Anwendungen, seien es Office-Suites, CRM-, ERP-, Fibu-, Warenwirtschafts- oder E-Mail-Systeme. Offene Schnittstellen und die Unterstützung von Standards erleichtern die nahtlose Einbindung in die vorhandene Systemlandschaft und verhindern Medienbrüche. Ziel der Seminararbeit ist die Analyse der Integration von ECM-Systemen in die IT-Systemlandschaft eines Unternehmens und der Gestaltung von Schnittstellen zu diesen Systemen.
Thema 3: ECM-Systeme und Dokumenten-Input-Management (Bachelor und Master)
Input Management bezeichnet alle Prozesse, die sich mit der automatisierten Erfassung von Einzel- und Massendokumenten befassen (Informationsarten, Informationsquellen und Informationsqualität). Ursprünglich angedacht, um Dokumente digital zugänglich zu machen (z. B. klassischer Papier-Posteingang), werden heute zunehmend elektronisch vorliegende Dokumente wie E-Mail, Datenströme aus Applikationen oder sonstige Dateien in das Input Management einbezogen. Ziel der Seminararbeit ist die Analyse von Techniken zur Erfassung (Bedürfnisanalyse), Digitalisierung, anschließender Indexierung und Bereitstellung für nachgelagerte Schnittstellen von Dokumenten und deren Umsetzung in ECM-Systemen.
Thema 4: ECM-Systeme und Dokumenten-Management (Bachelor und Master)
Die Ablage, Verwaltung und Suche nach digitalen Daten und Dokumenten gehört zu den Kernaufgaben des Dokumentenmanagement, das zentraler Bestandteil des ECM ist. Hierzu zählen die Gestaltung des Austauschs von und der Zugriff auf Dokumente, so dass Rechtesysteme teilweise bis auf Dokumentenebene implementiert werden. Ziel der Seminararbeit ist es, die Abbildung von Lebenszyklen eines Dokuments in ECM (lebende vs. archivierte Dokumente), die Versionierung (Dokumentenstammdaten, Metadaten), die gezielte Verteilung und Bearbeitung von sowie die Suche (Information Retrieval) nach Dokumenten zu analysieren und deren Umsetzungsmöglichkeiten im Rahmen von ECM-Systemen aufzuzeigen.
Thema 5: Prozessorientiertes ECM (Master)
Durch die zunehmende Fokussierung auf eine Geschäftsprozess-basierte Organisation von Unternehmen werden auch im ECM prozessorientierte Ansätze zur Verwaltung von Enterprise Content diskutiert. Zudem bietet ECM die Möglichkeit, viele Prozesse im Unternehmen zu optimieren, da sowohl digitale als auch papiergebundene Dokumente häufig noch sehr aufwendig durch das Unternehmen geleitet werden, meist verbunden mit umfangreichen Recherche- und Klärungsaufwänden. Ziel der Seminararbeit ist eine Diskussion und Analyse von prozessorientierten Ansätzen im ECM (z. B. prozessorientierte Verwaltung von Dokumenten, Dokumentenworkflows), das Aufzeigen von Optimierungspotenzialen für Geschäftsprozesse durch ECM und die Entwicklung eines Anwendungsszenarios, wie diese in ECM-Systemen umgesetzt werden können.
Thema 6: ECM und Digitale Akten (Bachelor und Master)
Die Idee von digitalen Akten ist die Abschaffung von Schränken voller Aktenordner und die Realisierung eines papierlosen Büros. Digitale Akten können dabei für unterschiedle Zwecke eingesetzt werden (digitale Personalakte, Kundenakte, Patientenakte etc.). Ziel der Seminararbeit ist es, die Bedeutung von digitalen Akten für Unternehmen im Rahmen von ECM aufzuzeigen und mögliche Umsetzungsformen am Beispiel eines ECM-Systems zu analysieren.
Thema 7: ECM und Social Collaboration (Bachelor und Master)
Social Collaboration beschreibt die Zusammenarbeit von Mitarbeitern in Form von Teams oder Projektgruppen u.a., auch zur Erstellung von gemeinsamen Dokumenten. ECM-Systeme stellen durch verschiedene Portalfunktionen die Basis für virtuelle Teamarbeit zur Verfügung. Insbesondere die Möglichkeiten von Social Software (z. B. Wikis, Blogs, Soziale Netzwerke) ermöglichen im Rahmen von ECM neue Formen der Zusammenarbeit in den verschiedenen ECM-Kategorien. Ziel der Seminararbeit ist es, die Bedeutung von Social Software für ECM zu analysieren und mögliche Gestaltungsoptionen von Social Software vor allem für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten aufzuzeigen.
Thema 8: Implementierung von ECM-Systemen (Bachelor und Master)
Neben der grundlegenden ECM-Strategie und der Planung der zukünftigen ECM-Lösung ist die Einführung (Implementierung) von ECM-Systemen ein weiterer wesentlicher Baustein der zu einem erfolgreichen ECM führen kann. Aufgrund der großen organisatorischen Veränderungen, die teilweise mit der Einführung eines ECM-Systems einhergehen, muss ein großer Zeitanteil eines ECM-Projekts für die eigentliche Implementierung im Unternehmen eingeplant werden. Ziel der Seminararbeit ist es, die Herausforderungen der Implementierung von ECM-Systemen zu identifizieren und mögliche Szenarien zu skizzieren, wie ECM erfolgreich in Unternehmen eingeführt werden kann.
Thema 9: ECM, IT-Sicherheit und Rechtliche Rahmenbedingungen (Bachelor und Master)
Sicherheit spielt im Rahmen von ECM-Systemen eine große Rolle, da Dokumente vor Manipulation geschützt werden müssen und ihre Echtheit garantiert sein muss. Auch müssen sowohl gesetzliche als auch unternehmensinterne Vorgaben eingehalten werden, so dass die Revisionssicherheit von Dokumenten sichergestellt werden kann. Neben Authentifizierungsverfahren und einem Rollen- und Rechtekonzept sind eine weitere mögliche Gestaltungsoption in diesem Kontext elektronische Signaturen, die das digitale Äquivalent der handschriftlichen Unterschrift darstellen. ECM-Systeme ermöglichen durch elektronische Signaturen die Sicherstellung der Authentizität der Prozessteilnehmer und den Schutz von Dokumenten vor Manipulation. Ziel der Seminararbeit ist es, aufzuzeigen, welche Aspekte der IT-Sicherheit und welche rechtlichen Rahmenbedingungen bei ECM-Systemen beachtet werden müssen und wie diese umgesetzt werden können.
Thema 10: ECM in der Cloud (Bachelor und Master)
In Bezug auf ECM ist Cloud Computing eine Form der bedarfsgerechten und flexiblen Nutzung von ECM-spezifischen IT-Leistungen. Es werden demnach standardisierte ECM-Lösungen in einheitlicher und damit hoch skalierbarer Form über das Internet angeboten. So bietet z. B. die OpenSource-Lösung Alfresco ihr ECM-System entweder als installierbare oder als Cloud-Lösung an ( http://www.alfresco.com). Ziel der Seminararbeit ist es, die Bedeutung von Cloud-Computing für das ECM aufzuzeigen und mögliche Einsatzszenarien zu skizzieren.
- Empfohlene Literatur
- Bücher:
Baltrusch, S.; Kaiser, S. und Reimer, H. (2009): Kosten runter? ECM rein! Wie moderne Software für Enterprise-content-Management (ECM) das Informationsmanagement optimiert; Produktbeschreibung OS-ECM Version 6;. 1. Aufl., Re-Di-Roma-Verl., Remscheid.
Fröschle, H.-P. und Reich, S. (2007): Enterprise Content Management, HDM Praxis der Wirtschaftsinformatik, 258, 44. Jahrgang, Dezember 2007 ( http://hmd.dpunkt.de/258/).
Götzer, K. (2008): Dokumenten-Management. Informationen im Unternehmen effizient nutzen. 4. Aufl., dpunkt-Verl., Heidelberg.
Hinkelmann, K. und Urech, R. (2010): ECM Enterprise Content Management. Plan, Build, Run vom Bedarf zur Realisierung. BPX Edition, Rheinfelden (Schweiz).
Klingelhöller, H. (2001): Dokumentenmanagementsysteme. Handbuch zur Einführung. Springer, Berlin.
Riggert, W. (2009): Enterprise Content Management Konzepte und Techniken rund um Dokumente. 1.Auflage, Vieweg-Teubne.
Rockley, A.; Kostur, P., and Manning, S. (2003): Managing enterprise content. A unified content strategy. 1st ed., New Riders, Indianapolis (Ind).
Steinbrecher, W. und Müll-Schnurr, M. (2010): Prozessorientierte Ablage. Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. 2. Aufl., Gabler, Wiesbaden.
Zeitschriftenaufsätze:
Alalwan, J. A. (2012): Enterprise content management research: a comprehensive review. In: Journal of Enterprise Information Management 25 (5), pp. 441 461.
Haug, A. (2012): The implementation of enterprise content management systems in SMEs. In: Journal of Enterprise Information Management 25 (4), pp. 349 372.
Nordheim, S. and Päivärinta, T. (2006): Implementing enterprise content management: from evolution through strategy to contradictions out-of-the-box. In: European Journal of Information Systems 15 (6), pp. 648 662.
Scheepers, R. (2006): A conceptual framework for the implementation of enterprise information portals in large organizations. In: European Journal of Information Systems 15 (6), pp. 635 647.
Tyrväinen, P.; Päivärinta, T.; Salminen, A., and Iivari, J. (2006): Characterizing the evolving research on enterprise content management. In: European Journal of Information Systems 15 (6), pp. 627 634.
vom Brocke, J.; Simons, A.; Herbst, A.; Derungs, R., and Novotny, S. (2011): The business drivers behind ECM initiatives: a process perspective. In: Business Process Management Journal 17 (6), pp. 965 985.
von Krogh, G. (2012): How does social software change knowledge management? Toward a strategic research agenda. In: The Journal of Strategic Information Systems 21 (2), pp. 154 164.
White Papers:
BITKOM: Leitfaden ECM Überblick und Begriffserläuterungen, Berlin 2012.
BITKOM: Leitfaden ECM in the Cloud 2012, Berlin 2012.
Ulrich Kampffmeyer: ECM Enterprise Content Management, Hamburg 2008.
Weblinks:
Association for Information and Image Management (AIIM): http://www.aiim.org/
ECM-Gruppe im BITKOM: http://www.bitkom.org/de/themen/69257.aspx
ECM-Navigator des BITKOM: http://www.ecm-navigator.de/
Microsoft Themenseite ECM: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ee554868%28v=office.14%29.aspx
Microsoft SharePoint Themenseite: http://sharepoint.microsoft.com/en-us/product/capabilities/content/Pages/Content-Management-System.aspx
IBM Themenseite ECM: http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/
SAP Produktseite ECM: http://www.sap.com/germany/solutions/enterprise-information-management/content-management/index.epx
Heise.de Themenseite ECM: http://www.heise.de/thema/ECM
Computerwoche Themenseite ECM: http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/ECM
Info-Portal zu ECM: http://www.ecm-lounge.com/
Virtuelle ECM-Messe: http://www.ecmexpo.com
ECMtoday vom VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.: http://www.ecmtoday.de
- Zusätzliche Informationen
- Erwartete Teilnehmerzahl: 9
- Institution: Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, insb. Informationssysteme in Dienstleistungsbereichen
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